No contexto empresarial, entre as dúvidas sobre investimentos em equipamentos está a impressora. Alugar ou comprar é o dilema, e a solução, embora pareça simples, na verdade é uma decisão que depende de diversos fatores.
Um deles é o perfil do usuário e frequência de uso do equipamento. Com isso, o melhor é analisar o volume de impressão a ser feito, a necessidade de manutenção de impressora, bem como o investimento que será feito no equipamento.
Olhando para essas informações, será possível determinar se é mais vantajoso adquirir ou alugar uma impressora.
E a razão é simples. É preciso entender que, quanto maior o volume de impressão a ser feito, a locação de impressoras SP passa a ser mais vantajosa.
Isso porque, além do gasto com suprimentos, como folhas e cartuchos, há também um desgaste maior da máquina.
Ou seja, quanto maior for a frequência de uso, maior será a necessidade de manutenção e a possibilidade de ter que fazer o conserto de impressora.
Contudo, antes de comprar, pense se o equipamento ainda vai suprir as necessidades do seu negócio ou empresa nos próximos 3 anos, ou se nesse período surgirá a necessidade de substituí-lo. Diante disso, leve em consideração o que será feito com o equipamento caso ele seja trocado. Será revendido, doado, jogado fora?
Todos estes questionamentos nortearão sua decisão, pois com base nos prós e contras será possível definir qual opção se encaixa melhor no seu caso.
Pesquise nos buscadores por aluguel de impressoras preço, peça orçamentos e cotações para saber as diferenças de valores cobrados. Se estiver em grandes cidades, a concorrência poderá tornar a oferta de valores ainda mais interessante, então compare bem antes de fechar negócio.
Faça as contas
Não tem como fugir, calcular os gastos é fundamental para fazer o melhor investimento!
Coloque na ponta do lápis os custos do processo de impressão. Isso significa calcular o rendimento por página, informado pelos fabricantes na maioria das vezes, e que possibilita saber quanto custa em reais cada impressão.
Por exemplo, um custo estimado de R$ 0,10, por impressão, custa na verdade R$ 0,15. Pois em documentos com 5% da área coberta, há uma perda que varia de 40 a 50%.
Então, veja quanto custará cada impressão, bem como quanto será o investimento em suprimentos e manutenção.
Cada caso é um caso. Por isso, a escolha dependerá sempre da frequência e do volume de utilização que será feito do equipamento.
Seja para pequenas, médias ou grandes empresas, e até mesmo para o uso doméstico, a impressora se tornou um item indispensável.
Considere também adquirir ou alugar um equipamento que supra suas necessidades, por exemplo, se você trabalha com imagens coloridas e em alta resolução, escolha uma impressora mais completa, multifuncional, com qualidade alta de impressão, que scaneia arquivos e que se conecta a rede wireless. Em casos do tipo considere aluguel de impressora digital.
Evite perdas, faça o gerenciamento de impressão
Além de escolher qual a melhor forma de contar com uma impressora em seu negócio, é preciso também gerir corretamente este recurso. Isto porque é dessa maneira que se evita o desperdício. Um bom gerenciamento é mais eficaz do que se imagina.
Com um conjunto de técnicas, é possível manter controle sobre tudo o que é impresso. Evitando assim que os colaboradores façam uso descomedido da impressora, com materiais desnecessários ou que não condizem com a empresa.
E este gerenciamento de impressão pode ser feito com a ajuda de softwares de bilhetagem, implantação de servidores de impressão ou recursos de impressão segura.
Implantando uma gestão adequada, é possível otimizar os recursos e diminuir as perdas em até 30%. O que faz bem ao meio ambiente e também a saúde financeira de seu negócio. Para aplicar o gerenciamento de impressão em sua empresa basta se ater a estes cinco passos:
1. Organize a infraestrutura relacionada à impressora;
2. Escolha um servidor de impressão que será usado;
3. Escolha o software de bilhetagem que será usado;
4. Programe a impressão segura para garantir privacidade aos usuários;
5. Solicite autenticação manual na impressora para documentos confidenciais.
De acordo com suas necessidades corporativas faça a escolha que mais se adeque a sua empresa. A relação custo-benefício deve ser levada a sério na hora de tomar esta decisão.
Coloque tudo na ponta do lápis, assim terá clareza dos prós e contras de investir na compra ou na locação de impressoras.